Проект е предварително планиране и последващото осъществяване на действия за постигане на определена задача при определена организация и в определен срок.[1][2] мн. проекти, (два) проекта, м. 1. Замисъл за осъществяването на нещо; план. Имам много проекти за бъдещето си. 2. Разработен план или схема, чертеж за построяването на нещо, за създаването на нещо. Архитектурен проект. 3. Предварителен текст на документ, който ще бъде обсъждан, редактиран и приет. Проект на закон. Синоними план, намерение, предначертание, кроеж, идея, замисъл, мисъл, хрумване, предложение скица, образец тактика чертеж, дизайн работа, задача, предприятие чернова, рисуване, чертане Етимология Терминът проект произлиза от латинската дума projectus, която означава „настъпващ“, „напредващ“. Формалната дефиниция за проект е уникално и ограничено във времето начинание. Под уникално се има предвид, че резултатът от проекта е нов продукт или услуга, а ограничено във времето означава, че има предопределени начало и край. Тази дефиниция, както и цялостната наука за управление на проекти се развиват от различни организации по света, но най-старата и най-известната е Институт за управление на проекти, базирана в САЩ и имаща филиали по цял свят. През 1965 г., в Европа е създадена Международната асоциация по управление на проекти. Неин член е Българската асоциация по управление на проекти.
Основни характеристики Проектът е начинание, което изисква нов тип организация на съществуващите човешки познания, материални и финансови ресурси за постигането на предварително зададени и уникални по своята спецификация задачи в рамките на ограничен бюджет и срок. От това определение могат да се изведат и основните характеристики на всеки проект: Уникалност – Изразява се в уникалността на поставените задачи, които от своя страна са резултат от естеството на преследваните цели, а именно създаването на нов и уникален по своя характер продукт или услуга (в рамките на разглежданата организация); Изисква реорганизация и преструктуриране на съществуващите организационни ресурси (човешки, материални и финансови); Съществува в условия на ограничен бюджет; Съществува във фиксиран времеви диапазон (преходност) – Всеки проект се характеризира с начало и край, и в този смисъл той представлява временно начинание. Времевия диапазон на проектите може да варира от няколко месеца до години в зависимост от неговите специфики; Подчинен на целите поставени от бизнеса – Най-често проектите обслужват краткосрочни до средносрочни бизнес цели. В случаите на дългосрочни цели обикновено те се декомпозират в няколко средносрочни до краткосрочни цели; Съществува в условията на динамика – Резултат от съществуващите ограничения (по време/бюджет) и динамиката, присъща на бизнес средата и бизнес целите; Несигурност – Всички посочени характеристики определят несигурността като присъща черта на всеки проект; Представлява средство за организационна промяна. Свързани понятия Често дейностите в една организация се разделят на бизнес операции и проекти. Обикновено бизнес операцията е резултат от успешното реализиране на конкретен проект и представлява повтаряеми (циклични) бизнес дейности. В този смисъл операцията може да се разглежда като противоположност на проекта. Пример за операция е масовото производство на конкретна модел кафе машина. Пример за проект е проектирането и разработването на нов модел кафе машина. Проектната програма представлява множество от свързани (зависими) помежду си проекти, подчинени на обща цел (най-често дългосрочна). Това понятие не трябва да се бърка с проектното портфолио на организацията, което представлява множество от проекти, по които тя работи (обикновено паралелно), и които могат да преследват различни цели. Управлението на проекти представлява цялостната дейност по дефинирането, планирането и изпълнението на един проект с цел той да бъде успешен за участниците в него.
Успехът на един проект не е еднозначен (зависи донякъде от гледната точка на участниците) и може да се свързва с постигането на предварително поставените цели и ограничения, удовлетвореността на клиентите, натрупаният опит и знания (т.нар. организационно учене) и др. С управлението на проекти се свързват множество техники, средства, методи, методологии, стандарти и знания, които приложени придават систематичност и ефективност в процеса на реализирането им. Разпространение на проектите В САЩ проектите са стандартният начин за вършене на работа. В ЕС те също имат широко разпространение, като всички програми за финансиране от ЕК работят на проектен принцип. Това се дължи основно на факта, че когато са управлявани правилно, те са изключително прозрачни и всеки заинтересован от проекта е в течение с развитието му. Проектите са задължителни в някои индустрии в България, поради уникалността на всяко начинание в тях: Строителство – В строителството проект се нарича процесът по осъществяване на даден обект и документацията, по която той се осъществява. Тази документация се прави от инженер-проектанти Архив на оригинала от 2012-12-12 в Wayback Machine. – длъжност с код 2149 – 6035 от „Национална класификация на професиите и длъжностите в Република България“; Информационни и комуникационни технологии – Често в този сектор се използват специфични методологии за управление на проекти, например гъвкави методологии като Scrum; Маркетинг и реклама; Научноизследователска дейност; Инвестиционни – Виж Н А Р Е Д Б А № 4 от 21 май 2001 г. ЗА ОБХВАТА И СЪДЪРЖАНИЕТО НА ИНВЕСТИЦИОННИТЕ ПРОЕКТИ
Измерения на проектите Триъгълник на проекта Всеки проект се характеризира с три основни параметри, които често се обозначават като триъгълник (т.нар. триъгълник на проекта). По своя характер тези параметри представляват ограничения, с които трябва да се съобрази изпълнението на проекта (поради което те често се наричат още ограничители на проекта): Време (Срок) – Описва времевия диапазон на проекта, посочвайки неговото начало и край; Цена (Бюджет) – Описва ресурсите, които ще бъдат ангажирани и вложени в проекта (изразени в пари); Обхват – Описва продукта или услугата, която ще бъде създадена посредством проекта. Някои автори прибавят към основните параметри още един, четвърти параметър – качеството, в което влагат необходимостта да се удовлетворят нуждите и очакванията на клиента. Други автори смятат, че качеството е резултат от успешно управление и правилното балансиране на останалите параметри и поради тази причина не го разглеждат като самостоятелен параметър. Между отделните параметри на проекта съществува зависимост – всяка промяна в кой да е от тях води до промяна в поне един от останалите параметри. Поради тази причина добра практика е дефинирането на два от параметрите да се извърша в съответствие с изискванията и желания на клиента, докато третия (балансиращ) параметър се определя и контролира от организацията, реализираща проекта. Друга добра практика е определянето (идентифицирането) на водещия параметър на проекта – този, към който клиента е най-чувствителен. Той в най-висока степен предопределя спецификата при управлението и реализацията на проекта и е добре да е идентифициран възможно най-рано. Също така водещия параметър често определя целите на проекта и очакваните резултати, поради което често понятията цел / резултат / параметър (ограничител) се размиват.
Поради уникалността и разнообразността си, проектите много трудно могат да се формализират. Въпреки това може да се каже, че всеки проект се вписва в един стандартен жизнен цикъл със следните фази: 1. Иницииране – На този начален етап се осъществяват някои ключови дейности свързани с определяне на спецификите и особеностите на проекта: дефинирането на неговия обхват (под формата на бизнес изисквания и очаквания към създавания продукт/услуга), идентифицирането на участниците и определяне на техните роли/отговорности, анализ на средата (външна/вътрешна), анализ на необходимите финансови ресурси и определянето на бюджет, анализ на риска и др. Основната цел е рамките на проекта да бъде добре дефинирани и приети от всички заинтересовани страни. Крайният резултат е формалното стартиране на проекта; 2. Планиране – На този етап се анализират в детайли въпросите поставени в процеса на инициализиране на проекта и поставянето им във времеви рамки. Включва: подробен анализ на обхвата на проекта и разбиването му в множество от конкретни задачи (изпълнението, на които ще гарантира функционалните и нефункционални изисквания), групирането на тези задачи, свързването им с конкретни междинни резултати и контролни точки, всяка задача се оценява спрямо необходимите за изпълнението им ресурси и се определят нейните времеви рамки и ангажираните човешки/материални ресурси. Основната цел на този етап е да се разпределят ресурсите и времето като се гарантира ефективното изпълнение и контрол на проекта, съобразено с интересите на всички заинтересовани страни. Крайният резултат е проектния план, който осигурява необходимата основа за изпълнението и контрола на проекта. В процеса на планиране на проекта се използват множество техники и инструменти, които подпомагат изпълнението на неговите цели; 3. Изпълнение – На този етап се реализира технически конкретния продукт или услуга, следвайки поставените в предишния етап планове; 4. Контролиране – На този етап, който често се припокрива с изпълнението на проекта се следи за придържането му към поставените цели и планове и при необходимост се извършват коригиращи действия; 5. Закриване – На този етап крайния продукт или услуга е готов, проверява се доколко той отговаря на нуждите и очаквания на клиента и след това се пуска в експлоатация. Екипът работещ по проекта се разпуска, след което проекта се анализира за нуждите на организационното учене. Проектът формално се закрива.
За успешното реализиране на всеки проект е изключително важно да се направи анализ на заинтересованите страни в него, техните роли и отговорности. Заинтересовани страни в един проект могат условно да се разделят на: Крайни потребители – Включва потребителите, които реално ще използват продукта или услугата; Собственик на проекта – Включва поръчителят на продукта или услугата; Изпълнител на проекта – Включва изпълнителят на продукта или услугата. В зависимост от ангажираността към проекта и преследваните интереси тук се прави разделение между: висш мениджмънт, който е слабо свързан с изпълнението на проекта, но преследва определени бизнес цели (стратегически, тактически и чисто оперативни) чрез него; и проектен екип, който управлява и реализира проекта. Проектният екип трябва да балансира целите на всички останали участници, да планира и реализира проекта успешно. Той обикновено включва ръководител на проект и екип от специалисти (обикновено на самата организация, но може да има и външни специалисти), но това зависи много от избраната организационна структура (функционална, чисто проектна организация, слаба /балансирана / силна матрица, др.); Други заинтересовани срани – Включва всички останали лица, които по един или друг начин са свързани или заинтересовани от проекта (кредитори, инвеститори и т.н.); Най-често при анализ на заинтересованите страни се разглеждат и дефинират следните роли: Ръководител на проект е човекът, който носи властта и отговорността за един проект. Работата на ръководителя на проекта е да координира, подпомага и информира заинтересованите страни в проекта; Спонсор или покровител на проект е лице с по-голяма власт от всички директно въвлечени в проекта, което е мотивирано проектът да се реализира. Спонсорът на проект е този, който се намесва, когато например от висшето ръководство на организацията откажат да съдействат на ръководителя на проекта; Клиенти и потребители; Основен екип на проекта; Допълнителен персонал – Независимо дали преразпределен от друго звено на организацията, от подизпълнител или осигурен по друг начин; Профсъюзи или браншови организации; Доставчици и кредитори – в случаите на купуване на лизинг се преливат; Външни участници – общественост, екологични организации, други организации с интереси в областта; Държавна и общинска администрация – в американската теория тази заинтересована страна се появява едва в съвременността. Това се дължи главно на факта, че САЩ е основна движеща сила в глобалната икономика и бизнесът едва сега се сблъсква с бюрокрацията в останалия свят. В Европа, поради културните особености, регулациите и законодателството играят много по-ключова роля. Това важи в особено голяма степен за България;„Татко, дай ми 5-6 цветни листа и картон, че утре имаме да правим проект!“ Ева, 7 год.
Проект може да бъде наречена всяка новоорганизирана дейност за постигане на специфични цели при предварително установено време в рамките на определени ресурси. В днешно време навсякъде се правят проекти: с публично финансиране за обществено и стопанско развитие, в частните организации за развитие на бизнеса, в образованието, в изкуството и пр. Примери за проекти са построяване на магистрала или жилищна сграда, организиране на рок-концерт, провеждане на изследване, създаване на ново софтуерно приложение, пространствено-художествени инсталации като „Плаващи кейове“ на Христо Явашев и пр. Възрастовата граница за извършване на проектна дейност слиза все по-надолу и вече ангажира децата още от първи клас. Определението на проект в едно от най-авторитетните професионални ръководства на Института по управление на проекти (PMI) гласи: „временно усилие, предприето за създаване на уникален продукт, услуга или резултат“. Проектът се различава от рутинни, повторяеми и други циклични организирани дейности по характера на своите цели и задачи. В организациите причините за започване на проекти са свързани най-вече със създаване или подобряване на продукти, услуги или процеси, удовлетворяване на потребности на заинтересовани страни, внедряване или промяна на бизнес стратегии и технологии, посрещане на регулативни, правни или социални изисквания. Всеки проект има определен обхват, срок, зададен бюджет и временно разполагаеми ресурси (материални и човешки). От тази гледна точка, както всяка организирана дейност, проектите изискват управление, което трябва да се справя с динамиката на средата, с несигурността в процеса на изпълнение и внедряване на промените, и с осигуряване на необходимото качество. Като дейности с определено начало и край, проектите биха могли да бъдат разглеждани като притежаващи сравнително универсален жизнен цикъл. Първият му етап е стартирането на проекта, където се дефинират неговите характеристики: обхват (изисквания и очаквания), екип от сътрудници (роли и отговорности), среда (външна и вътрешна), бюджет и ресурси, оценка на риска. Резултатът от този етап е ясно определяне на рамките на проекта и приемането им от всички заинтересовани страни. Вторият етап е организиране и подготовка. Той включва подробно планиране - разбиване и групиране на множество конкретни задачи и обвързването им с конкретни срокове, междинни резултати и контролни точки. Резултатът от този етап е детайлен план на проекта, отразяващ оценката на материалните и човешки ресурси, на необходимото време и осигуряващ ефективното извършване на дейностите. Третият етап е изпълнението, където технически се реализира продуктът или услугата, осъществява се контрол на придържането към целите и плана и при необходимост се предприемат коригиращи мерки. Последният етап е приключването на проекта, в който се оценява съответствието на резултата със заложените изисквания и очаквания, произведеното се въвежда в употреба, обсъждат се постиженията и слабостите на проектната работа и екипът се разпуска. В рамките на тези етапи се разгръщат групи от процеси като иницииране, планиране, изпълнение, мониторинг и контрол, завършване, които се обвързват с области на познание като управление на интеграцията, обхвата, графика, разходите, качеството, ресурсите, комуникациите, риска, доставките и заинтересованите страни. Процесите в проекта са логически свързани чрез изходните резултати, които създават. Възприето е представянето им като верига или взаимовръзка от входни ресурси, инструменти и техники и изходни резултати. Те могат да съдържат припокриващи се дейности и изходите от един процес да представляват или вход за друг процес, или продукт от определена фаза на проекта. Примери за такива фази са: концепция за развитие, проучване за осъществимост, изисквания на клиента, разработване на решения, дизайн, прототипиране, изграждане, тестване, преход, въвеждане в експлоатация, преглед на контролните точки, оценка и др. Реализирането на някаква форма на проекти може да се проследи назад до зората на човешката цивилизация, например когато се създават първите внушителни дворци, храмове или гробници (напр. пирамидите), изискващи организиране на хиляди работници и мащабна логистика на материали. Все по-големите предизвикателства пред организирането обаче възникват през индустриалната революция с увеличаването на мащабите на проектите и съпътстващото ги развитие на науката за управлението. Още с прохождането на „научния мениджмънт“ на Ф. Тейлър, неговият съратник Х. Гант през 1910 г. създава един от основните инструменти в управлението на проекти – времевия график (схема на Гант). Но чак през 50-те и 60-те години на ХХ в. пред лицето на възникващите все по-големи и по-сложни начинания става очевидна необходимостта от системен подход и ясно определяне на съответната област на познание – управление на проекти. В Европа през 1965 г. се създава първата Международна асоциация на управленските системи, която приема името INTERNET (интернационална мрежа), а по-късно се трансформира в Международна асоциация за управление на проекти (IPMA) със седалище в Швейцария. (Член на IPMA e и Българска асоциация по управление на проекти, създадена през 2002 г.) В САЩ през 1969 г. е основан PMI, който за близо 50-те си години съществуване се превръща в световен лидер в развитието на професията мениджър проекти, като прави изследвания, създава световни стандарти и разработва методологии и програми за обучение. PMI удостоверява компетентност чрез осем вида сертифициране, от които престижният сертификат PMP (професионалист по управление на проекти) е присъден на повече от 650 000 мениджъри по света.
Управление на проект е цялостната дейност по определянето, планирането, изпълнението и оценката на успеха на един проект. Успехът зависи до голяма степен от гледната точка на заинтересованите страни и може да се свързва с постигане на зададените цели, удовлетвореност на клиенти и потребители, спазване на ограниченията на бюджетната или ресурсната рамка, натрупан опит, получени знания и умения и пр. В управлението на проекти се използват редица методологии, техники, средства, стандарти и познания, които осигуряват систематичния подход и ефективността при реализирането на процеса. Най-общо могат да се разграничат два подхода в управлението на проекти: 1) основан на предварително планиране и 2) адаптивен. Според традиционното, базирано на планиране управление изискванията и планът за изпълнение на проекта подлежат до голяма степен на точно определяне преди извършването му. Обратно, при адаптивния подход, проектът започва с по-общо планиране и се очаква, че изискванията и плановете вероятно ще еволюират при неговото развитие. В края на ХХ век технологиите и природата на проектите съществено се променят. Нарастването на сложността и динамиката на средата и на потребностите от адаптивни и бързи процеси за разработване в ИТ индустрията предизвикват професионалната общност от разработчици през 2001 г. да приеме манифест с дванадесет основни принципа и да очертае т.нар. „аджайл“ (agile) подход. Така контрастът с традиционното управление на проекти се проявява най-отчетливо в областта на разработването на софтуер, където се противопоставя „водопадният“ (waterfall) на гъвкавия, аджайл модел. Първият акцентира на предвиждането и контрола и е линеен, последователен, с различни цели за всяка фаза на разработване, при завършването на които може да се продължи само напред. Вторият акцентира на гъвкавостта и адаптивността и е итеративен, основан на текущ процес на вземане на решения, отчитащ актуалните събития и промени в информацията. Аджайл подходът насърчава гъвкаво планиране, еволюционно развитие, бързо доставяне на работещи продукти, непрекъснати подобрения, гъвкаво откликване на промените и много съществено - ценене на хората и взаимодействията. Целта му е да надмогне традиционната проектна организация и да разгърне тясното ежедневно сътрудничество, обратната връзка и високото доверие към колегите в рамките на самоорганизиращи се екипи, чиито членове се намират в равнопоставени отношения. Работата в такава среда поставя редица предизвикателства пред управлението и екипите, които водят до трансформация на ролите. Функциите на мениджърите на проекти изчезват и се разтварят между различни роли (продуктов собственик, скръм майстор, екип от разработчици), които споделят колективна отговорност. Екипите се учат да работят в рамките на точно определен процес (напр. Скръм), със зададени практики, ритуали и артефакти, който от една страна насърчава автономността и креативността им, а от друга създава необходимите ограничения, за да се върши работата ефективно. Новите гъвкави методологии и техники постепенно изместват „водопадните“, като възприемането им от компаниите става 3-4 пъти по-често. Пред лицето на трансформациите в професията на мениджърите проекти PMI също е принуден да преосмисли своя подход и това води до въвеждане на аджайл управление на проекти сред неговите програми и сертификати. Все пак, отчитайки разнообразието на проекти в практиката е логично да се предположи, че ефективността на управлението им във всеки отделен случай ще зависи от намирането на подходящ подход между двете условни крайни позиции на измерението стриктно предварително планиране срещу гъвкаво адаптиране. Това дава основание на професионалистите в управлението на проекти да предлагат нови поколения подходи (например PM-2), където се търси балансирано взаимодействие на линейния процес на традиционния проектен мениджмънт с принципите на еволюция и самоорганизация на адаптивните подходи. Така актуализираното разбиране на жизнения цикъл на проектите вече ги категоризира като предсказуеми, итеративни (циклични), инкрементални (постепенни), адаптивни (гъвкави) или хибридни, което обуславя прилагането на различни процеси, подходи и техники при тяхното управление. При първите обхватът, времето и разходите са определени в ранните фази на проекта. Всички промени се управляват внимателно. Това са всъщност „водопадни“ модели. Итеративните също може да имат определен в ранните им етапи обхват, но оценките на времето и разходите се модифицират с повишаване на разбирането за продукта на проектния екип. Продуктът се изгражда чрез серия от повторяеми цикли, през които постепенно се реализират добавки към неговата функционалност. Инкременталните доставят междинни резултати чрез серии от итерации, които последователно добавят функционалности в предварително определена времева рамка. Те съдържат необходимите и достатъчни качества да бъдат разглеждани като завършени, но само след последната итерация. Адаптивните (аджайл) са задвижвани от промени, итеративни или инкрементални, където подробният обхват на проекта се определя и одобрява преди започването на всяка итерация. Хибридните са комбинация от предсказуеми и адаптивни цикли, респективно за елементите на проекта, които са добре познати и имат точно определени изисквания и за онези, които все още еволюират.
Как се изготвя и прави проект? Трябва да направите учебен проект, а не знаете от къде да започнете? Крайният срок наближава, но все още нямате ясен план за действие? Информацията в интернет, например, често е прекалено обширна за това, което ви е необходимо. В такъв случай, тази статия е за вас. Независимо дали искате да разработите индивидуален или екипен проект, има няколко последователни стъпки, които може да приложите. Проучването на темата, например, със сигурност ще гарантира, че познавате по-добре проблема, върху който ще работите. Доброто разработване винаги ще спомогне за постигане на по-добър краен резултат. Правилното изпълнение, пък, гарантира, че ще постигнете очакваното спрямо ресурсите си. Така следването на точните логически стъпки може да е безценно, за да преодолеете предизвикателството с увереност. Но преди всичко, нека видим какво означава понятието проект. Как се изготвя и прави проект Какво е проект? Разработването и изпълнението на един проект определено се различава от други учебни задачи като курсова работа или презентация. Независимо от това, то също може да бъде част от домашната работа, която трябва да свършите в университета. Преди да започнете, потърсете отговор на въпроса какъв е смисълът на един проект. Много често, преподавателите ви асоциират тази дейност с „учене чрез правене“, така че най-вероятно вече разполагате с указания и идея за изготвянето му. Ако това е така, следвайте ги. Ако имате нужда от допълнителна информация, останете с нас, защото най-вероятно ви предстои нещо интересно.
А сега нека разгледаме една възможна дефиниция! Определението в речника винаги е полезно. Независимо от това, много често то може да се окаже доста по-сложно от отговора, който търсим. Бърза справка в Уикипедия, например, показва следното: „Проектът е начинание, което изисква нов тип организация на съществуващите човешки познания, материални и финансови ресурси за постигането на предварително зададени и уникални по своята спецификация задачи в рамките на ограничен бюджет и срок.“ Казано с други думи, можем да възприемем проекта като разрешаване на конкретно предизвикателство, което трябва да планираме и изпълним. Това трябва да стане чрез нова и собствена организация на знания, дейности и ресурси. От тях следва да постигнем конкретен резултат спрямо задачите, които сме определили. Необходимо е да работим по предварително определен начин и ресурси като бюджет, екип, време и материални средства. А сега нека видим как това се отнася към нашата задача за университета. Какво е учебен проект? Учебните проекти могат да имат различна цел - приложна, аналитична, академична, екипна и т.н. Редица педагози считат, че чрез тях студентите усвояват по-добре преподавания материал посредством самостоятелна и/или екипна работа. Не случайно проектно-ориентираното преподаване набира все по-голяма скорост в образованието като цяло. Всеки проект, независимо от своя вид, се състои от проучване, планиране и изпълнение. Проучването ни помага да опознаем по-добре проблема, предизвикателството или задачата, която трябва да решим. В процеса на планиране се гарантира съответствието между целта и очакваните резултати. По време на изпълнението се следи за правилната организация на дейностите и разходване на ресурсите. Последното нещо, което трябва да преценим, е какво сме постигнали спрямо съответните срокове. Теоретично, завършваме с оценка на изпълнението. В този етап се правят и препоръки за подобрение на евентуални бъдещи инициативи. Какво съдържа един проект? Както вече споменахме, всеки проект обикновено се състои от три етапа: проучване, разработване и изпълнение. След като имаме необходимите знания по темата, пристъпваме към разработване и изпълнение на проекта. Понякога последната стъпка от изпълнението може да послужи като начало за планиране на нова инициатива. Това формира и цикличността на проектната работа. Проучване Подготовката по темата определено е стъпка, която не може да се прескочи. Много често, на практика, това е начинът, по който бихте могли да изясните проблема, по който ще работите. Може още да направите преглед на инициативите до момента и да изберете своя уникален фокус и проектно заглавие. С оглед на проектната задача, препоръчваме три ключови стъпки, които биха направили проучването ви по-лесно: анализ на основните факти по темата – съберете основните факти по темата, по която ще работите. Това ще ви помогне да гарантирате достоверността на работата си. идентифициране на проблема – конкретизирайте темата, по която желаете да развиете вашата идея. Това ще ви улесни да определите ясно предизвикателство, за чието разрешаване ще спомогнете. формулиране на заглавие – сега е моментът да проявите аналитичност и креативност. Това ще гарантира най-доброто послание за усилията ви. Ако имате нужда да прочетете повече за това как да пристъпите към проучването си, не забравяйте инструкциите от университета и учебния си материал. Добре е да знаете също, че по-сложните проекти прилагат и специално предпроектно проучване.
Въз основа на практическия ни опит, считаме, че планирането на един проект обикновено съдържа пет ключови компонента: ясно формулирани, измерими и постижими във времето цели; логически свързани с целите дейности и задачи за тяхното постигане; бюджет или финансова рамка (предварително заложена); реално видими (очаквани) резултати, съответстващи на дейностите; екип за изпълнение с ясно определени проектни роли. Също, всеки проект е насочен към конкретна целева група, до която трябва да достигнат резултатите. Свързани с нея обикновено са проектните комуникационни и организационни дейности. По-сложните проекти включват още и различни заинтересовани лица, които са неразривна част от всички дейности – от планиране до разпространение на резултатите. Жизнен цикъл за изпълнение Жизненият цикъл на един проект представлява общият план за управление на неговата реализация. Затова е добре да изберем тази последователност от стъпки, която гарантира покриване на целия обхват на работа. Нека видим кои са основните етапи в реализацията на един проект. Един от начините е да разгледаме насоките от една от най-авторитетните професионални организации за управление на проекти в световен мащаб – The Project Management Institute (PMI). Според PMI, жизненият цикъл на всеки проект най-общо включва: Начало – гарантира съответствието между целите и реализацията; Планиране – осигурява плана за управление; Изпълнение – състои се в реално изпълнение на задачите; Наблюдение – контролира извършената работа спрямо ресурсите; Приключване – оценява резултатите. Макар и професионална, тази рамка би могла да се приложи при всеки проект. Значението на съответния етап би зависело от спецификата на начинанието. Това е и подходът, който се използва най-често в съвременното управление на проекти в практиката. Може да прочетете повече по темата тук. Как да стартирам проект? Независимо че вече знаете от какво се състои един проект, може би все още се чудите от къде да започнете. Ето и една лесна последователност от стъпки, която ще ви помогне да изготвите план. Направи проучване – информирайте се подробно за темата, по която трябва да работите, анализирайте проблема, изберете конкретна идея и формулирайте заглавието на своя проект. Определи цел – изключително важно е целта да бъде конкретна, измерима и постижима във времевата рамка на проекта. Много често проектните специалисти използват концепцията SMART цели (от английски език: specific – конкретна, measurable – измерима, attainable – постижима, realistic – реалистична, timely – определена във времето). Определи ресурси – преценете времето, хората и другите ресурси, които ще бъдат необходими. Изготви план – определете дейностите, които трябва да изпълните и ги разпределете правилно във времето. Намери решения – уверете се, че планът е реалистичен и осигурява решение за всеки детайл, който трябва да се реализира. Изпълни планираното – изпълнете своя план като редовно следите напредъка си и гарантирате, че дейностите се развиват по график. Оцени резултатите – оценете резултатите спрямо целите си и докажете, че те съответстват. Анализирай постигнатото – сега е времето за обща оценка на проекта, както и за преценка на начина на разрешаване на трудности. Следването на тази последователност от стъпки би улеснило значително планирането и правенето на проекта.Инициирането е първата фаза в управлението на един проект. Тя се състои от дейности около дефинирането на самия проект. Анализа на проектогодността служи като помощ при вземане на решения дали един проблем може да се реши с методите на проектен мениджмънт. Анализът се прави с цел да бъде показана комплексността на една задача и за аргументиране пред възложителя. Анализа се прави само в екип по критериите: комплексност на проблема, иновативност, риск, стратегическо значение. Времевото разграничаване на проекта представлява дефиниране на момента за началото и края на проекта, създава яснота относно времето и начина за стартиране и приключване на проекта и се прави аналитично, в екип, при работна среща в началото. Съдържателното разграничаване на проекта е с цел дефиниране на цели и не цели, предстоящите основни задачи. То служи като основа за преговори/споразумения с възложителя, изясняват се взмаимните връзки с други проекти, стратегии, дейности. Социалното разграничаване е окончателното определяне на ролите за възложител, ръководител на проекта, участници в проектния екип, посочване на взаимните връзки и точките на пресичане.